Enregistrer des Opérations de Stock : Entrées, Sorties et Tout le Reste
Chaque changement de votre stock — une livraison qui arrive, un médicament utilisé en consultation, une correction de comptage — est enregistré comme une opération de stock. Enregistrer correctement les opérations, c'est ce qui garde vos soldes fiables et votre journal des mouvements complet.
Ce guide explique chaque type d'opération, quand l'utiliser et chaque champ du formulaire.
Ouvrir l'Écran des Opérations de Stock
Depuis le tableau de bord principal :
- Cliquez sur Gestion des Produits dans la barre latérale gauche.
- Sélectionnez Inventaire, puis Opérations.
Vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer une opération de stock sur le tableau de bord d'Inventaire.
Les opérations de stock fonctionnent avec des données en temps réel pour garder les soldes exacts, elles nécessitent donc une connexion internet. Si vous êtes hors ligne, Veetz affichera un avertissement et le bouton d'enregistrement sera désactivé jusqu'au retour de votre connexion.
Choisir le Type d'Opération
Le premier champ, Type d'Opération, définit ce que fait l'opération et quels champs apparaissent. Veetz propose sept types :
| Opération | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Entrée | Des produits arrivent ou le stock augmente à la suite d'un achat. |
| Sortie | Des produits quittent le stock pour utilisation ou vente. |
| Ajustement | Corriger des écarts d'inventaire constatés lors d'un comptage. Un motif est requis. |
| Transfert | Déplacer du stock entre deux emplacements de stockage. |
| Retour | Le stock revient après une vente ou une utilisation. |
| Échange | Un article sort et un autre entre dans une opération liée. |
| Réservation | Retenir une quantité pour une commande avant facturation. |
Un court texte d'aide sous le champ vous rappelle à quoi sert l'opération sélectionnée.
Les Champs Communs
Quelle que soit l'opération, vous renseignerez toujours :
- Produit : Recherchez et sélectionnez l'article du catalogue concerné.
- Emplacement de Stockage : D'où provient le stock (ou où il arrive, pour les entrées). Seuls les emplacements actifs apparaissent ici.
- Quantité : Combien d'unités sont déplacées.
Et, en option, vous pouvez relier l'opération à un document :
- Type de Document Source : Ce qui a été à l'origine de ce mouvement — Bon de Commande, Facture, Commande de Vente, Ordonnance, Demande Interne, Comptage de Stock, Ordre de Transfert, Autorisation de Retour, Échange, Réservation ou Autre.
- Document Source : Le numéro ou l'identifiant de ce document.
Dans quelques mois, quand vous regarderez le journal des mouvements en vous demandant « pourquoi 40 unités sont-elles sorties ce jour-là ? », le document source est votre réponse. Il se renseigne en quelques secondes et vous épargne des heures d'enquête.
Champs Spécifiques à Chaque Opération
Entrée : Détails du Lot
Lors de l'enregistrement d'une Entrée (et du côté entrant d'un Échange), une section Détails du Lot apparaît :
- Numéro de Lot : Le numéro de lot imprimé sur l'emballage du produit.
- Date de Fabrication et Date de Péremption : Essentielles pour les outils de suivi de péremption. Renseignez-les dès que le produit en possède — votre futur vous en remerciera.
- Fournisseur : Recherchez et sélectionnez le fournisseur d'où proviennent les produits.
- Coût Unitaire : Ce que vous avez payé par unité dans ce lot. Cela garde vos enregistrements de coût exacts même lorsque les prix varient d'un achat à l'autre.
Ajustement : Un Motif Obligatoire
Les ajustements corrigent les écarts entre le système et la réalité — par exemple, après un comptage physique. Deux choses sont particulières ici :
- La quantité accepte des valeurs positives et négatives : utilisez une valeur positive pour ajouter du stock et une valeur négative pour en retirer.
- Un Motif est requis. Décrivez pourquoi l'ajustement est nécessaire (par exemple, « Comptage annuel de stock — 2 flacons cassés mis au rebut »). Ce texte est enregistré dans le journal pour une traçabilité complète.
Transfert : Origine et Destination
Les transferts déplacent le stock entre emplacements. Outre l'Emplacement de Stockage d'Origine, vous sélectionnez un Emplacement de Stockage de Destination. Les deux doivent être différents — Veetz le valide pour vous.
Échange : Ce Qui Sort, Ce Qui Entre
Les échanges affichent deux panneaux côte à côte :
- Ce qui sort du stock : Le produit, l'emplacement et la quantité qui sortent.
- Ce qui entre en stock : Le produit, l'emplacement et la quantité qui entrent, avec leurs propres détails de lot.
Les deux mouvements sont enregistrés ensemble comme une seule opération liée, de sorte que l'échange est toujours traçable comme un événement unique.
Réservation : Commande et Expiration
Les réservations retiennent une quantité pour une commande spécifique :
- Commande : L'identifiant de la commande à laquelle appartient cette réservation. Obligatoire.
- Expire Le : En option, définissez une date et une heure d'expiration automatique de la réservation si elle n'est jamais confirmée.
Pour confirmer ou annuler les réservations plus tard, utilisez l'écran des Réservations.
Enregistrer l'Opération
Le bouton d'enregistrement propose des variantes pratiques pour une routine soutenue :
- Confirmer et en enregistrer une autre : Enregistre et vide le formulaire, en gardant le même type d'opération — parfait pour réceptionner une grosse livraison.
- Confirmer et voir le solde de stock : Enregistre et vous mène directement au solde mis à jour.
- Confirmer et voir le journal des mouvements : Enregistre et affiche le mouvement dans le journal.
Après un enregistrement réussi, un message de confirmation résume ce qui a été enregistré.
Prochaines Étapes
Apprenez à organiser les endroits où vit votre stock : Gestion des Emplacements de Stockage.
Si vous rencontrez la moindre difficulté durant ce processus, n'hésitez pas à contacter notre support.