Rendez-vous Récurrents
Réunion d'équipe chaque semaine, protocole de chimiothérapie tous les 21 jours, toilettage chaque premier samedi — certains rendez-vous se répètent, et le Scheduler crée toute la série d'un coup.
À qui s'adresse ce guide : à qui réserve des engagements qui se répètent — protocoles cliniques, services récurrents ou routines de la clinique elle-même.
Créer un Rendez-vous Récurrent
- Commencez un nouveau rendez-vous et remplissez-le normalement — titre, type d'événement, horaires, professionnel, patient.
- Activez l'interrupteur Répéter. (Il est disponible à la création ; un rendez-vous isolé existant ne peut pas devenir une série ensuite.)
- Configurez la répétition :
- Fréquence — quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Intervalle — tous les combien de jours/semaines/mois.
1= chaque semaine ;2= une semaine sur deux. - Occurrences — combien de fois au total.
- Cochez éventuellement Ignorer les occurrences en conflit (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Enregistrer.
Chaque occurrence apparaît dans le calendrier à la même heure locale de l'organisation.
Exemple : « Physiothérapie — Thor », hebdomadaire, intervalle 1, 8 occurrences : huit lundis à 16 h.
Conflits au Sein d'une Série
Certaines occurrences d'une série peuvent tomber sur des heures déjà prises. Avec Ignorer les occurrences en conflit :
- décoché — un conflit interrompt la création, et un message en explique la raison. Ajustez l'horaire ou les réglages de la série et réessayez.
- coché — les occurrences libres sont créées et les conflictuelles sont simplement laissées de côté. Utilisez-le quand « presque toutes les semaines » suffit et que vous préférez combler les trous manuellement.
Après une création avec omissions, parcourez la série dans le calendrier pour repérer les dates laissées de côté.
Modifier une Série
Ouvrez n'importe quelle occurrence et changez ce qu'il faut. Comme elle appartient à une série, la boîte de dialogue affiche un champ supplémentaire — Appliquer la modification à — avec trois portées :
- cette occurrence — seulement celle que vous avez ouverte. Le reste de la série est intact.
- celle-ci et les futures — à partir de celle-ci.
- la série entière — toutes les occurrences, passées et futures.
Choisissez la portée, faites le changement, cliquez sur Enregistrer.
Exemple : la réunion du lundi passe à 18 h à partir du mois prochain — ouvrez la première occurrence du mois prochain, changez l'heure, appliquez à celle-ci et les futures.
Annuler une Occurrence ou Toute la Série
Ouvrez l'occurrence, choisissez la portée dans Appliquer la modification à, cliquez sur Annuler le rendez-vous et confirmez :
- Le client manque une séance de physiothérapie → portée cette occurrence.
- Le protocole est arrêté → portée celle-ci et les futures (conserve l'historique).
- Toute la série était une erreur → la série entière.
Les occurrences annulées quittent le calendrier et leurs créneaux redeviennent réservables.
Récurrence à Travers le Changement d'Heure
Les séries gardent la même heure murale de l'organisation même quand les horloges changent : la réunion de 9 h reste à 9 h à travers le passage à l'heure d'été. Si une occurrence précise tombait sur une heure qui n'existe pas à cette date (l'heure sautée du changement), le Scheduler demande un ajustement — voir Fuseau Horaire de l'Organisation.
Règles Métier à Connaître
- Fréquences : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle. Intervalle jusqu'à 30 ; jusqu'à 500 occurrences.
- Une série s'étend au maximum 12 mois en avant — les protocoles plus longs peuvent être recréés à l'approche de l'horizon.
- Chaque occurrence est un rendez-vous complet : elle respecte les règles de l'agenda, apparaît dans les filtres et compte comme occupée selon son type.
Problèmes Courants
| Symptôme | Cause probable | Quoi faire |
|---|---|---|
| Création interrompue par un conflit | Une occurrence chevauche un rendez-vous occupé | Ajustez l'horaire ou cochez Ignorer les occurrences en conflit |
| Une date manque dans la série | Elle a été ignorée pour conflit | Réservez cette date manuellement si besoin |
| Le changement a touché plus de dates que prévu | La portée était celle-ci et les futures ou la série entière | Modifiez à nouveau avec la bonne portée |
| Une occurrence près du changement d'heure est refusée | L'heure n'existe pas à cette date | Choisissez une heure valide proche |
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